Dokładne określenie zwrotu z inwestycji (ROI) w ramach projektów związanych z automatyzacją procesów z wykorzystaniem botów RPA odgrywa zasadniczą rolę w dostarczaniu decydentom biznesowym solidnych, opartych na faktach argumentów wspierających decyzję o finansowaniu automatyzacji. ROI z RPA jest to również istotny w kontekście planowania przyszłościowych działań inwestycyjnych i zapewnienia efektywnego rozwoju oraz rozbudowy projektów AI. W niniejszym artykule przedstawiamy, jak skutecznie oceniać i optymalizować korzyści płynące z automatyzacji.

Kluczowe Aspekty Mierzenia ROI w RPA

Podstawą skutecznego mierzenia ROI jest zrozumienie i identyfikacja kluczowych składników kosztów oraz potencjalnych korzyści płynących z automatyzacji. Do głównych czynników kosztowych zalicza się wydatki na licencje oprogramowania RPA, wydatki na rozwój oprogramowania oraz na jego utrzymanie.

Analitycy z Gartnera oszacowali, że rozwiązania RPA mogą przynieść oszczędności kosztów pracy na poziomie 25% do 40%. Z kolei badania przeprowadzone przez McKinsey Digital wskazują na możliwość osiągnięcia zwrotu z inwestycji w przedziale od 30% do 200% już w pierwszym roku implementacji, co podkreśla potencjał RPA w transformacji biznesowej.

Jak Maksymalizować ROI z RPA

Dokładna Ocena Przed Wdrożeniem: Istotne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy istniejących procesów i kosztów, aby ustalić punkt odniesienia dla porównania ROI po implementacji RPA. Należy uwzględnić zarówno bezpośrednie koszty, jak roczne licencje, rozwój oprogramowania, infrastrukturę, wdrożenie i utrzymanie automatyzacji, jak i korzyści niematerialne, takie jak poprawa jakości pracy i wzrost satysfakcji klientów.

Selekcja Optymalnych Procesów do Automatyzacji: Sukces w maksymalizacji ROI leży w identyfikacji procesów najlepiej nadających się do automatyzacji, którymi są zadania oparte na regułach, pracochłonne, o dużej objętości i zawierające ustrukturyzowane dane.

Strategiczne Planowanie i Skalowanie: Kluczem do zwiększenia ROI jest efektywne skalowanie projektów RPA, poprzez stopniowe rozszerzanie automatyzacji na nowe obszary biznesowe, oraz optymalizacja procesów w oparciu o zdobyte doświadczenia.

Monitoring i Optymalizacja: Nieustanne monitorowanie i analiza wydajności automatyzowanych procesów umożliwia szybką identyfikację możliwości dalszej optymalizacji i poprawy efektywności operacyjnej.

Zaawansowane Raportowanie: Implementacja zaawansowanych narzędzi raportujących i analitycznych, takich jak konfigurowalne dashboardy, pozwala na dokładne śledzenie osiągnięć wdrożonych projektów RPA.

Obliczanie FTE w przeliczeniu na pełny etat

1 FTE (pełny etat) odpowiada zaangażowaniu jednego pracownika w pełnym wymiarze godzin, co standardowo wynosi 160 godzin w miesiącu. Rocznie, pełen etat to około 2 080 godzin pracy (8 godzin dziennie x 5 dni w tygodniu x 52 tygodnie). Analizując projekt, który manualnie zajmuje 8000 godzin rocznie, co przekłada się na około 3,8 FTE, wprowadzenie bota RPA zdolnego do wykonania tej pracy w 10 000 godzin rocznie umożliwia teoretyczne zyskanie dodatkowego ekwiwalentu 1 pełnego etatu (1 FTE), przynosząc oszczędności wynikające z niezatrudniania dodatkowej osoby. W tym przypadku, jeśli miesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 7 768,35 PLN, implementacja bota przynosi oszczędności (przychody) w wysokości równowartości jednego FTE, czyli 7 768,35 PLN miesięcznie.

Miesięczne oszczędności (przychody) = 1,0 FTP x 7 768,35 PLN

Miesięczne oszczędności (przychody) = 7 768,35 PLN

Kalkulacja Miesięcznych Wydatków na Automatyzację Procesu – krok po kroku

Miesięczny koszt utrzymania robota RPA można określić, sumując koszt licencji, koszt wytworzenia oprogramowania i konserwacji/utrzymania robota. Przykładowo, jeśli firma posiada robota o średniej złożoności, którego zaprogramowanie kosztowało 30 000 PLN (2 500 PLN miesięcznie), dodając do tego miesięczne koszty utrzymania 2 500 PLN i licencji 500 PLN, otrzymujemy miesięczny koszt około 5 500 PLN.

Zwrot z inwestycji w RPA (ROI za 1-szy rok)

ROI liczymy według wzoru:

ROI = Przychody – roczne koszty bota / roczne koszty bota

ROI za pierwszy rok = [(93 220,20 PLN – 66 000 PLN) / 66 000 PLN] x 100% = Około 41,24%

Zwrot z inwestycji RPA (ROI za kolejne lata)

Przyjmując, że w kolejnych latach uwzględniamy tylko koszty utrzymania i licencji, dwuletni koszt to 3 000 PLN x 24 miesiące = 72 000 PLN. Podwojone roczne oszczędności to 93 220,20 PLN x 2 = 186 440,40 PLN.

ROI za kolejne lata = [(186 440,40 PLN – 72 000 PLN) / 72 000 PLN] x 100% = Około 158,95%

Podsumowanie

Efektywne mierzenie i zwiększanie ROI w projektach RPA wymaga holistycznego podejścia, obejmującego zarówno staranne planowanie i implementację, jak i ciągłą optymalizację oraz monitorowanie postępów. Przy właściwym podejściu, RPA oferuje przedsiębiorstwom możliwość nie tylko znaczącego zmniejszenia kosztów operacyjnych, ale także zwiększenia elastyczności, poprawy jakości usług i osiągnięcia przewagi konkurencyjnej na rynku. Warto więc inwestować czas i zasoby w rozwój kompetencji w zakresie RPA, aby maksymalizować korzyści płynące z tej automatyzacji.

Więcej informacji: Marta Głuszek, E-mail: marta.gluszek@lpepoland.com, Tel.: +48 887 775 009, Odwiedź naszą stronę

#Automatyzacja #Robotyzacja #RoboticProcessAutomation #RPA #Bot #botRPA #Chatbot #Chatboty #VoiceBot #Voiceboty #AI #BOT4Me #Przemysł40 #Cyfryzacja #TransformacjaCyfrowa #Innowacje #LPEPoland