RPA (Robotic Process Automation) to technologia, która wykorzystuje roboty programowe RPA (programowalne boty), które automatyzują powtarzalne i oparte na regułach procesy, które zwykle wykonują ludzie. RPA może pomóc zwiększyć efektywność, dokładność i skalowalność procesów biznesowych, a także obniżyć koszty i błędy. Jednym z działów, który może skorzystać z RPA, jest dział zasobów ludzkich (HR).

Przykłady zastosowań RPA w HR

Dział HR zajmuje się wieloma zadaniami administracyjnymi i operacyjnymi, które wymagają dużej ilości czasu i pracy. Niektóre z tych zadań to:

• wprowadzanie i aktualizowanie danych pracowników
• przetwarzanie dokumentów i formularzy
• rekrutacja i wdrażanie nowych pracowników
• zarządzanie płacami i świadczeniami
• obsługa zapytań i zgłoszeń pracowników
• monitorowanie i ocena wydajności pracowników
• zapewnianie zgodności z przepisami i standardami

Te zadania mogą być łatwo zautomatyzowane za pomocą RPA, co przynosi wiele korzyści dla firmy i pracowników. Oto kilka przykładów:

• Wdrażanie nowych pracowników: Boty RPA mogą automatyzować proces tworzenia i aktualizowania danych pracowników, takich jak konta użytkowników, adresy e-mail, prawa dostępu, sprzęt IT i umowy. Boty RPA mogą również wysyłać e-maile powitalne, materiały szkoleniowe i ankiety zwrotne do nowo zatrudnionych, oraz powiadamiać odpowiednich menedżerów i zespoły o ich przybyciu . To pozwala na szybsze i łatwiejsze wprowadzenie nowych pracowników do organizacji, a także na zwiększenie ich zaangażowania i lojalności.
• Zarządzanie płacami i świadczeniami: Boty RPA mogą automatyzować proces obliczania i przetwarzania płac, podatków, potrąceń i świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne, emerytura i urlop. Boty RPA mogą również sprawdzać i uzgadniać dane z różnych źródeł, takich jak karty czasu pracy, faktury i wyciągi bankowe, oraz generować i rozsyłać listy płac i raporty. To pozwala na zmniejszenie błędów i nieścisłości w płacach i świadczeniach, a także na poprawę zadowolenia i motywacji pracowników.
• Relacje i wsparcie pracowników: Boty RPA mogą automatyzować proces obsługi zapytań i wniosków pracowników, takich jak resetowanie haseł, składanie wniosków urlopowych, rozliczanie wydatków i aktualizowanie zasad. Boty RPA mogą również wspierać pracę chatbotów lub voicebotów, aby te mogły odpowiadać na częste pytania, udzielać wskazówek i przekierowywać komunikację do ludzkich pracowników w razie potrzeby. To pozwala na zwiększenie efektywności i jakości obsługi pracowników, a także na poprawę ich doświadczenia i satysfakcji.
• Zarządzanie i ocena wydajności: Boty RPA mogą automatyzować proces zbierania i analizowania danych o wydajności pracowników, takich jak cele, osiągnięcia, opinie i oceny. Boty RPA mogą również generować i rozsyłać raporty i rekomendacje dotyczące wydajności, oraz planować i przypominać pracownikom i menedżerom o spotkaniach oceniających. To pozwala na lepsze monitorowanie i ocenę wydajności pracowników, a także na poprawę ich rozwoju i kariery.

Jak wdrożyć RPA w HR

To są tylko niektóre z przypadków użycia botów RPA w HR, ale jest wiele innych możliwości. Boty RPA mogą pomóc specjalistom HR zaoszczędzić czas i zasoby, poprawić dokładność i zgodność, oraz zwiększyć satysfakcję i zaangażowanie pracowników.

Jednak RPA wymaga również starannego planowania i zarządzania, aby zapewnić jego bezpieczeństwo i sukces. Oto niektóre z najlepszych praktyk i strategii dotyczących wdrożenia RPA w HR:

• Zidentyfikuj i wybierz odpowiednie procesy do automatyzacji: Nie wszystkie procesy HR nadają się do automatyzacji za pomocą RPA. Niektóre z nich mogą być zbyt złożone, nieregularne lub wymagać ludzkiego osądu. Aby wybrać odpowiednie procesy do automatyzacji, należy ocenić ich częstotliwość, złożoność, stabilność, standardyzację i zgodność .
• Zaprojektuj i zbuduj boty RPA zgodnie z najlepszymi praktykami: Boty RPA powinny być zaprojektowane i zbudowane w taki sposób, aby były bezpieczne, zgodne, wydajne i przyjazne dla użytkownika. Niektóre z najlepszych praktyk to: stosowanie zasady najmniejszych uprawnień, walidacji i sanitacji/usuwania wrażliwych danych, szyfrowania danych przechowywanych i przesyłanych, dokumentowania i śledzenia działań i wyników, testowania i aktualizowania botów regularnie, zapewniania jasnej i skutecznej komunikacji, informacji zwrotnej i pomocy, szanowania godności i autonomii ludzi, unikania uprzedzeń i dyskryminacji .
• Zarządzaj i monitoruj boty RPA w sposób ciągły i holistyczny: Boty RPA powinny być zarządzane i monitorowane w sposób ciągły i holistyczny, aby zapewnić ich poprawne i optymalne działanie. Niektóre z kluczowych aspektów to: definiowanie i mierzenie wskaźników kluczowych (KPI), ocenianie i raportowanie wyników i korzyści, rozwiązywanie problemów i incydentów, dostosowywanie i ulepszanie botów w zależności od zmian i potrzeb, zarządzanie zmianami i ryzykami, współpraca i koordynacja z innymi działami i interesariuszami .

Podsumowując, RPA może przekształcić dział HR na lepsze, poprzez automatyzację wielu procesów i zadań, które są powtarzalne i oparte na regułach. RPA może pomóc poprawić bezpieczeństwo i jakość danych, zgodność i śledzenie, wydajność i efektywność, zaangażowanie i doświadczenie pracowników. Jednak RPA wymaga również starannego planowania i zarządzania, aby zapewnić jego bezpieczeństwo i sukces. Postępując zgodnie z najlepszymi praktykami i strategiami, RPA można wdrożyć w HR w sposób bezpieczny i skuteczny.

Więcej informacji: Marta Głuszek, E-mail: marta.gluszek@lpepoland.com, Tel.: +48 887 775 009, Odwiedź naszą stronę

#Automatyzacja #Robotyzacja #RoboticProcessAutomation #RPA #Bot #botRPA #Chatbot #VoiceBot #AI #BOT4Me #Przemysł40 #Cyfryzacja #TransformacjaCyfrowa #Innowacje #LPEPoland